예산집행정보 등록 프로세스
예산집행정보는 기본적으로 프로젝트 내 '최종예산서'가 등록된 상태에서 진행이 가능하며, 연동된 서비스에 따라 등록 프로세스가 변경될 수 있습니다.
- 전자세금계산서 : WEHAGO 전자세금계산서에서 발행된 내역에 대해 조회 후 집행정보 입력할 수 있습니다.
- 경비청구(법인카드, 개인카드) : 경비청구 서비스에서 프로젝트 귀속정보를 설정한 후, 경비관리자가 "승인"한 내역에 대해만 WE PMS에서 조회가 가능합니다.
- 현금지출 : 전자세금계산서, 경비청구 내역 이외에 현금 사용분을 사용자가 직접입력하여 등록할 수 있습니다.
꼭 읽어주세요
- 전자결재를 연동 시 집행정보 입력 후 상위 담당자가 집행내역을 상신할 수 있는 프로세스가 추가됩니다.
- 연동되는 서비스는 WE PMS서비스와 함께 서비스 구매 및 배포 권한이 필수입니다.
- 타 서비스와 연동을 원하시는 경우 고객센터로 문의해주시기 바랍니다.
1. 프로젝트 관리 접속
프로젝트 관리 메뉴에 접속합니다.
2. 예산집행정보 확인 및 등록
좌측 프로젝트 리스트에서 등록할 프로젝트를 선택 후 예산집행정보 탭으로 접속합니다.
- 세금계산서 등록 : WEHAGO 전자세금계산서에 발행된 내역에 대해 조회 후 등록합니다.
- 현금지출 등록 : 현금사용분에 대해 직접 집행정보 등록이 가능합니다.
- 경비청구 사용분 : 경비청구에서 경비관리자가 '승인'한 내역을 실시간으로 반영합니다.
3.예산집행정보 등록 : 매입 전자세금계산서 조회
'세금계산서 등록' 버튼 클릭 시 거래처에 발행된 매입 전자세금계산서를 조회할 수 있습니다.
등록을 원하시는 세금계산서를 선택한 후, '등록'버튼을 클릭하면 예산집행내역 리스트에 전자세금계산서 사용분이 반영됩니다.
4.예산집행정보 등록 : 매입 전자세금계산서 집행정보 입력
상세한 집행정보 입력을 위해 추가된 전자세금계산서를 선택한 후, '집행정보 입력'버튼을 클릭합니다.
예산집행정보에 추가할 내역을 확인한 후, 관리자가 설정한 추가정보(용도)를 기입합니다.
- 공급자정보 : 작성일자 및 발행한 거래처에 대한 정보를 확인할 수 있습니다.
- 지급금액 : 발행된 지급금액 내역을 확인합니다.
- 귀속부서/ 사원 : 해당 내역에 대해 귀속된 부서 및 사원정보를 입력합니다.
- 프로젝트 : 좌측에서 선택된 프로젝트명이 기본입력됩니다.
- 귀속예산 : 최종 예산서에 등록된 귀속예산항목 중 선택 가능합니다.
- 잔액 : 집행정보입력 하는 시점을 기준으로 귀속예산에 등록된 '예산금액'을 기반으로 총 예산금액 / 승인금액 / 지급금액 / 잔액 정보를 볼 수 있습니다.
- 용도 : 관리자페이지에 등록된 용도정보를 확인할 수 있으며, 내역에 맞게 정보를 입력합니다.
- 첨부파일 및 메모 : 필요에 따라 첨부파일 및 메모정보를 등록합니다.
5.예산집행정보 등록 : 현금지출분 등록
현금지출분은 현금지출정보 이외에 나머지 항목은 전자세금계산서 집행정보입력 형태와 동일합니다. 현금지출분은 카드사용내역 및 전자세금계산서 발행분과 같이 전자형태로 연동되지 않으므로, 사용자가 종이 영수증 내용을 기반으로 직접 입력하는 형태입니다.
- 현금지출정보 : 지출일자 / 거래처정보 / 지급금액 정보를 입력합니다.
6. 예산집행정보 조회
매입 전자세금계산서, 현금 사용분 등록이 완료된 경우 프로젝트 매출액, 예산 대비하여 현재 등록된 집행금액을 실시간으로 확인할 수 있습니다.
(* 경비청구 연동 시: 경비관자가 승인한 내역을 실시간으로 반영합니다.)
7. 예산집행정보 수정요청
프로젝트 매니저인 경우 등록된 내역을 확인한 후, 정보를 입력한 등록자에게 수정을 요청할 수 있습니다.
수정 요청 시, 수정에 대한 사유를 작성하며 등록자는 사유를 확인하여 수정 작업을 진행합니다.
8. 예산집행정보 삭제
집행정보를 등록한 담당자는 본인의 등록정보를 확인하여 등록된 내역을 삭제할 수 있습니다.
9. 예산집행정보 : ERP 연동
ERP서비스와 연동하여 사용하는 경우, 등록된 내역을 ERP로 전송할 수 있습니다.
집행정보를 등록한 내역에 한해 별도의 전송버튼이 노출되며 클릭 시, ERP로 집행내역을 전송할 수 있습니다.
(*ERP로 전송된 내역은 집행정보를 수정하거나 삭제할 수 없습니다. 별도의 수정이 필요하신 경우 기업의 ERP담당자를 통해 문의하시기 바랍니다.)
10.ERP 연동 삭제 및 수정 프로세스
- ERP에서 전송된 내역을 삭제하는 경우, 등록된 집행정보를 모두 취소 처리합니다.
- 취소된 내역은 예산집행정보에 반영되지 않으며 다시 내역을 삭제하거나 수정하여 ERP로 전송할 수 있습니다.
- 경비청구 내역이 삭제되는 경우, 영수증에 함께 묶어 첨부한 안분 내역이 함께 취소됩니다.
11. 예산집행정보 : 전자결재 연동
전자결재 연동 시 전자세금계산서, 현금지출 사용분에 한해 전자결재 상신하여 집행내역을 반영하는 프로세스를 추가합니다. 집행내역 등록한 리스트를 선택하면 '전자결재'버튼을 노출되며 클릭 시 상위 담당자에게 집행내역을 상신하는 프로세스를 진행합니다.
(*경비청구 : 경비청구 서비스 내에 별도 상신 프로세스 진행)
전자결재 버튼 클릭 시, 전자결재 서비스가 열리며 결재라인을 지정 상위 담당자 결재가 승인된 집행내역에 한해 집행 정보를 WE PMS에 반영합니다.
12. 프로젝트 종료 및 결산
예산집행정보 등록을 완료하였거나 더 이상 등록할 집행정보가 없는 경우, 하단에 '최종결산'버튼을 눌러 프로젝트를 종료할 수 있습니다. 최종결산 후 프로젝트 리스트 '완료'탭에서 프로젝트를 조회할 수 있으며 이후 예산서 변경 및 예산집행정보 등록 등 프로젝트에 추가 정보를 등록하는 행위를 제한합니다.
13. 프로젝트 종료 및 결산 : 전자결재 연동
전자결재 연동 시, 프로젝트 결산 내역을 상위 담당자에게 상신합니다. 예산집행정보와 동일한 프로세스가 반영되며 상위 담당자는 전자결재 양식을 통해 등록된 집행내역을 한눈에 확인하실 수 있습니다.
꼭 읽어주세요
- 집행정보를 등록하기 위해 사전에 집행 내역을 관리하는 용도를 설정해주시기 바랍니다.