1. 경비지출 엑셀업로드
개인카드 서비스 진입하여 경비청구-경비청구관리를 선택합니다.
경비청구 관리화면에서 우측 "엑셀업로드" 버튼을 선택하면, 엑셀파일 가져오기 팝업창이 노출됩니다.
샘플파일 다운로드를 적용한 뒤 다운로드한 문서양식에 맞춰 경비내역을 작성해야 합니다.
샘플파일에 내용을 작성 후 파일 업로드를 적용할 시 경비청구 내역에 경비청구 리스트 목록으로 작성한 내역이 노출됩니다.
- 승인번호가 중복된 경비내역에 대해서는 엑셀업로드 불가합니다.
(오류내용 중 승인번호 중복의 경우 경비청구 진행 이력이 있는지 확인하시기 바랍니다.)
- 카드정보에 입력된 카드번호가 15~17자에 맞지 않는 형식일 경우 카드정보는 조회되지 않을 수 있습니다.
2. 경비지출 직접입력
경비지출 직접입력 버튼을 실행하여 경비청구가 가능합니다.
- 개인카드 > 경비청구 > 경비청구관리 > 경비지출직접입력
경비지출 직접입력 팝업에서 경비청구에 필요한 정보를 입력하여 청구합니다.
*필수값은 반드시 입력하여야 하며, 이미지파일 첨부 및 메모가 가능합니다.
3. 경비청구지출 선택
엑셀업로드, 지출내역 직접입력으로 입력한 사용내역 중 경비청구를 수행할 내역을 선택합니다.
내역 선택 시 하단에 경비청구 전송 버튼이 활성화되며, 경비청구 전송 버튼을 통해 경비청구관리 메뉴로 전송합니다.
귀속월 관리 기능을 사용하시는 경우 전송 시 경비청구 귀속월 선택 팝업이 발생하며, 귀속월을 선택하여 경비청구를 수행할 수 있습니다.
* 경비청구 전송된 사용내역은 상태정보가 경비청구로 상태로 변경되며, 사용내역 중 경비지출과 개인사용분을 분리하여 확인가능합니다.
4. 경비지출관리 메뉴 실행
경비청구 전송 실행 시 경비지출관리 메뉴로 자동으로 이동되며 바로 경비청구를 수행할 수 있습니다.
(경비청구의 경비지출관리 메뉴를 선택하여 접근도 가능합니다.)
5. 경비지출관리
대상월(지출일시) 선택 시 해당월에 발생한 경비지출내역이 조회되며, 경비지출 리스트 선택 시 경비청구를 위한 팝업이 발생합니다. (총 경비지출 및 카드,현금지출을 구분하여 확인 가능합니다.)
* 귀속월 관리 기능 사용(서비스관리자 설정) 시 설정한 귀속월 기준으로 조회됩니다.
6. 경비청구 진행
경비지출 내역을 선택하면 경비청구용 팝업이 발생합니다. 영수증 형태의 사용내역 정보를 확인하고 청구정보를 입력하여 경비청구합니다. 이미지형태의 파일첨부 및 메모 입력을 통해 경비관리자에게 전달할 수 있습니다.
* 필수값은 반드시 입력하여야 경비청구가 진행됩니다.
즐겨찾기 및 최근등록정보 불러오기 기능으로 경비정보입력 소요시간을 줄일 수 있습니다.
경비상세정보 우측으로 초기화, 즐겨찾기, 불러오기 버튼을 확인할 수 있습니다. 필수값 입력 후 즐겨찾기버튼을 클릭하면 즐겨찾기로 등록됩니다. 불러오기 버튼 클릭하면 즐겨찾기 팝업이 발생되며, 최근등록된정보에는 경비청구 진행한 내역이 조회됩니다.
* 즐겨찾기 및 최근등록정보는 최대 20개까지 등록 가능합니다.
7. 경비청구내역 상태 확인
경비지출내역에 상태를 통해 경비청구 한 내역에 현재 승인 진행상태를 확인할 수 있습니다.
- 미진행: 경비청구를 진행하지 않은 상태
- 결재필요: 지출승인요청 기능 사용 시 결재를 진행하여야 하는 상태
- 승인대기: 경비청구는 완료 되었으나, 경비관리자의 승인이 대기중인 상태
- 승인: 경비청구분이 승인된 상태
- 거절: 경비청구분이 거절된 상태
8. 경비 수정요청
청구한 경비내역에 경비관리자로부터 수정요청되면 경비청구관리에 해당 내역이 수정요청 상태로 변경됩니다.
수정요청 상태의 리스트를 선택하면 수정청구 팝업이 발생하며 경비관리자가 입력한 사유를 확인하고 수정청구를 진행합니다.
수정청구 시 청구분에 대한 결재팝업이 발생하며 기존에 청구한 내역과 수정청구한 내역에 대한 재결재를 진행합니다.
* 상세 사용내역에서 수정항목은 노란색으로 표현됩니다.
9. 경비 입력정보 수정
입력한 경비정보는 결재필요 상태 및 결재중 상태에서 수정이 가능합니다. (단, 결재중 상태는 결재가 진행되지 않은 상태일때에 한하여 정보수정이 가능합니다.