1. 경비관리 메뉴 접근
상단에 경비관리 메뉴를 선택하여 접근 가능합니다.
* 경비관리 메뉴는 서비스관리자로부터 경비관리 권한을 부여받은 사용자에게 활성화됩니다.
2. 경비관리 대상 선택
경비관리를 진행할 대상월 및 대상 조직 및 사원을 선택합니다. 조직 선택 시 해당 조직에서 발생된 경비청구내역이 조회됩니다.
* 조직도는 경비관리 권한을 부여받은 조직에 한하여 반영되며, 부서/팀/사원 등을 선택하여 선택된 조직에서 청구된 내역을 확인할 수 있습니다.
3. 경비청구내역 확인
조직 선택 시 해당 조직에서 발생한 경비청구 내역을 조회할 수 있고 청구내역에 상태를 통해 경비청구 내역에 진행상태를 확인할 수 있습니다.
경비관리 상태
- 대기: 경비관리를 수행하지 않은 상태
- 진행중: 경비관리를 수행중인 상태 (승인,거절을 수행하였으나, 모두 완료되지 않은 상태)
- 완료: 경비관리를 완료한 상태 (모든 청구내역에 대한 승인 및 거절 상태)
* 내역 선택 시 상세 경비청구내역 확인이 가능합니다.
4. 경비청구 상세정보 확인
경비관리에서 리스트 선택 시 해당 내역에 대한 경비청구 상세정보를 확인하고 수정요청/거절/승인을 진행할 수 있습니다.
상단 영역을 통해 경비청구 기본 정보 및 합계정보 확인이 가능합니다.
- 용도별 합계내역 제공: 사용용도별로 합계금액 확인하여 경비관리를 수행할 수 있습니다.
- 상태별 합계내역 제공: 경비관리 진행상태별 합계금액을 확인할 수 있습니다.
하단 승인 상태별 영역에서는 실제 지출내역별로 상세정보를 확인하여 경비관리를 수행할 수 있습니다.
5. 경비관리 수정요청
수정요청 기능은 경비청구 정보 내용중 잘못입력된 내용이나 수정이 필요한 정보가 있을 경우 사용자에게 수정하여 경비청구 할 수 있도록 요청하는 기능입니다.
수정요청 버튼 선택 시 수정사유를 입력할 수 있는 팝업이 발생하며, 수정사유를 입력하여 수정요청을 진행합니다.
경비관리자가 수정요청 시 경비청구자의 해당 경비청구항목은 수정요청 상태로 변경되며 수정이 가능합니다.
수정요청 내역 선택 시 상단에 경비관리자 입력한 수정사유를 확인하고 경비청구정보를 수정하여 재청구할 수 있습니다.
6. 경비관리 거절
거절 기능은 직원이 경비청구한 내역이 경비지출로 인정되지 않을때 사유를 입력하여 거절처리 하는 기능입니다.
* 승인 및 거절 처리 시 해당 경비청구분에 대한 경비관리는 완료된 상태로 변경되며, 전표전송 기능을 통한 전표생성이 가능합니다.
거절버튼 선택 시 거절사유를 입력하는 팝업이 발생하며, 거절사유를 입력하여 거절을 진행할 수 있습니다.
경비관리자가 거절 시 경비청구자의 해당 경비청구항목은 거절 상태로 변경되며 상태를 확인할 수 있습니다.
거절 내역 선택 시 상단에 경비관리자 입력한 거절사유 및 청구 상세정보를 확인할 수 있습니다.
7. 경비관리 승인
승인 기능은 직원이 경비청구한 내역이 정당한 경비지출로 인정되었을때 승인처리 하는 기능입니다.
* 승인 및 거절 처리 시 해당 경비청구분에 대한 경비관리는 완료된 상태로 변경되며, 전표전송 기능을 통한 전표생성이 가능합니다.
경비관리자가 승인 시 경비청구자의 해당 경비청구항목은 승인 상태로 변경되며 상태를 확인할 수 있습니다.
8. 인쇄 기능
경비관리자는 관리하고 있는 경비내역을 선택하여 인쇄를 진행할 수 있습니다.
인쇄 버튼 실행 시 필요한 설정 후 인쇄를 진행합니다.
- 인쇄범위: 전체 경비청구 정보 및 선택한 인쇄정보, 상태별 인쇄정보 등 인쇄를 진행할 범위를 설정합니다.
스타일 설정 기능을 통해 인쇄양식을 선택할 수 있습니다.
리스트형은 경비관리 정보를 리스트형태로 확인가능한 인쇄양식 입니다.
* 표시항목 설정을 통해 표현될 정보를 선택, 삭제할 수 있습니다.
영수증형은 경비관리 정보를 토대로 영수증 증빙 형태로 변환하여 인쇄가 가능한 양식입니다.
경비청구서형은 사용자별 경비청구서 양식으로 변환하여 인쇄할 수 있는 양식입니다.
* 경비청구서형의 경우 결재정보 포함여부에 따라 상단 결재란 영역 반영 여부가 변경됩니다.